職場活性法その２５．「会議のやり方を変える」

企業活動において、もっとも大きな時間を使うことのひとつでありながら、もっとも無駄な時間の使われ方をすることが多いのもの。それが「会議」です。

情報の共有を行うため、重要事項の相談・決断を行うため、アイデアを出し合うため・・・など、さまざまな目的で、日々、いろいろな会議が開かれていますが、単なる時間の無駄になったり、極めて非効率な運営（無駄話ばかりで、内容のある話が行われないなど）が行われていることは珍しくありません。

そこで、この際、この会議のやり方をいつもどおりにやるだけではなく、少しだけ変えてみるのも、意外と職場の活性化や無駄な会議時間の削減につながるのではないかと思います。

例えば、

・立会議にする・・・・会議を椅子に座ってやると、リラックスしてしまうため、無駄話が
増えたり、時に眠くなってしまう人が出てきます。が、立って会議をすると、脳が刺激さ
れるのか、早く座りたいからなのか、無駄話が減ると同時に、非常に内容の濃い話が
できるといわれています。会議時間がいつもの半分程度で終わることも珍しくない、の
だということです。

・無言会議（筆談会議）にする・・・・言葉ではなく、紙に文字を書いてやりとりする会議方法。この方法も、無駄話が減らせる上、声の大きい人（主張の激しい人）の意見に場の空気が一方的に流されたり、「私も同意見です」といって自分の頭で考えないでただ同調する人を減らしたりすることできる会議方法だといわれています。

・会議の開催時間を変える・・早朝会議を行う、など会議の開催時間を変える方法。

人間の頭は、朝・昼・晩で働きが変わってきます。もっとも頭が冴えている時間、働いている時間に会議を行えば、有効なアイデアが出やすく、効率的な運営を行うことが出来ます。

・場所を変える・・・人は、別の場所に行くと、脳に違った刺激が与えられるため、新しい発想が浮かんでくることがよくあります。会議はいつもの会議室で・・・ということばかりではなく、たまにはホテルや喫茶店などを使ってみたり、ということをやってみると、新しいアイデアが出てくることが多い、といいます。

・会議の議長を持ちまわりせいにする・・・通常、会議の議事進行は上司など、そのグループのリーダー的な立場にいる人間がすることが多いが、これをいつも別の人がやるようする方法。これをやると、参加している人の当事者意識を高めることができ、会議に参加していても他人事で上の空という人を減らすことができます。

会議を上手く進行させるために事前によくコミュニケーションをとるようになったり、自分が議事進行を経験して苦労すると、他人が議事進行をしているときも積極的に協力しようとする人が増えます。

・・・といったように、ちょっとだけやり方を変えてみるだけでも、実は無駄な会議時間を減らしたり、濃い内容を話あったりすることが出来るようになります。すぐできることだけに、こういった方法も試してみるのも良いのではないでしょうか。

会議のやり方を変えてみる。これも、簡単に出来る割には効果が大きい職場活性化の方法だといえるでしょう。